19 марта, 2019 $ 64.67, € 73.36
Пишите письма!
Семь правил деловой переписки в сети Интернет, которые помогут выстроить продуктивный диалог 

Текст: Варвара ПОТАПОВА 

Фото: pixabay.com  

Сегодня деловая переписка в Интернете – это действенный инструмент для создания имиджа и поддержания репутации. Соблюдение этикета в онлайн общении важно как для руководителя крупной корпорации, так и для индивидуального предпринимателя. Где искать границу между вежливостью и навязчивостью, как не потерять лицо за потоком смайликов и почему старая истина о сестре таланта успешно работает и во всемирной паутине? Ответы на эти и другие вопросы разбираем в обзоре от «Гудвилл». 

Итак, перед нами стоит задача составить электронное письмо к представителю компании, организации или предприятия, возможно, к инвестору или будущему деловому партнёру – в перспективе. Какими принципами руководствоваться?

ВО-ПЕРВЫХ, не пренебрегайте темой письма. Так ваш адресат поймёт, что получил не спам или вирусное сообщение, а письмо с информацией, которая может быть полезной. Кроме того, письмо с чётко прописанной темой гораздо проще найти в большом потоке посланий, поступающих на электронный ящик.

ВО-ВТОРЫХ, выстраивайте текст письма по тем же принципам, как если бы вы писали его от руки. Ещё не забыли, как это делается? Сначала – краткое приветствие с обращением к адресату, затем – суть вопроса, в конце – краткое прощание. И не забудьте про электронную подпись – ещё одно правило хорошего тона в интернет-переписке. Подпись, как правило, состоит из ваших фамилии, имени и отчества, должности и названия компании, рабочего телефона.

В-ТРЕТЬИХ, в деловом общении в сети как никогда актуально правило «краткость – сестра таланта». Прежде всего, это применимо для приветственного обращения. Пусть оно будет не только компактным, но и нейтральным, без фамильярностей. Например, «Добрый день, имя-отчество». Если послание предназначено для нескольких человек, уместно использовать обращение «Господа!» или «Коллеги!», можно добавить и слово «уважаемые».

Однако будьте осторожны: показная, нарочитая вежливость не только не добавит симпатии к вам как собеседнику и деловому партнёру, но и чрезмерно утяжелит начало письма. Будьте точны и понятны, так вы покажете, что цените время собеседника, а это – лучшее проявление вежливости.

Далее без лишних предисловий переходите к сути письма. Изложите свой вопрос, просьбу или предложение максимально кратко и доступным языком, не перегружая текст сложными, в том числе англоязычными терминами. Вообще, использование специфической лексики, профессионального сленга и сокращений – вещь сугубо индивидуальная. Подобные слова допустимы лишь в том случае, когда вы точно знаете, что её поймут и правильно расценят.

В-ЧЕТВЁРТЫХ, в письме придерживайтесь делового стиля, не переходя на официоз, за тяжеловесностью которого часто теряется суть. Эмоции в деловом общении также будут лишними. Собеседник вас не слышит, следовательно, не может интерпретировать интонацию и смысловые оттенки. Пытаться же передать чувства смайликами, скобками или обилием восклицательных знаков совершенно неуместно. Исключением будет разве что общение с коллегами в корпоративном чате. Но и здесь стоит соблюдать меру – стена разноцветных значков не настраивает людей на рабочий лад, а лишь захламляет переписку. Описанный принцип применим не только к электронной почте, но и к деловому общению в Skype и других мессенджерах.

В-ПЯТЫХ, позаботьтесь о том, чтобы переписка, привязанная к одной теме, не обрывалась до логического завершения. Не начинайте ответ на очередное послание как новое письмо. Гораздо удобнее, когда собеседнику видна вся последовательность писем, и не нужно тратить время на поиск предыдущих записей.

И помните: заканчивает переписку тот, кто был её инициатором. Даже если обсуждение завершено, правильно будет попрощаться, поблагодарив вашего адресата, к примеру, за продуктивное сотрудничество и оперативность. Если вы знаете собеседника давно и общаетесь не только в сети, допустимо пожелать хорошего настроения или удачи в делах. В других случаях закончить электронный диалог лучше нейтральным: «С наилучшими пожеланиями».

В-ШЕСТЫХ, не спешите отправлять важную корреспонденцию, предварительно не перечитав получившийся текст. Ошибки и описки не красят делового человека.

В-СЕДЬМЫХ, возьмите за правило отвечать на электронные послания в течение 24 часов с момента их получения. Если понимаете, что не сможете оперативно написать собеседнику, стоит об этом предупредить. В отношении собственных писем руководствуйтесь тем же принципом: после отправки письма можно связаться с адресатом и уточнить, дошло ли оно и когда ждать ответа. Особенно это касается писем с вложениями.

Вот такие нехитрые правила. Подводя итог сказанному, отметим, что главными показателями хорошего делового письма являются выдержанность его стиля и направленность на собеседника. «В письмах умного человека отражается характер тех, кому они адресованы», – гласит известный афоризм. Помните: ключик можно подобрать к каждому.

Возврат к списку


Мы используем cookie для наилучшего представления нашего сайта. Если вы продолжите использовать сайт, мы будем считать что вас это устраивает. Вы можете просматривать сайт без использования куки (cookie) с частичной потерей функциональности в приватном режиме вашего браузера